Depuis des décennies, les observateurs de la technologie prédisent l 'avènement de la société sans papier, dans laquelle les entreprises et les foyers sont entièrement numérisés, sans le moindre papier en vue. En réalité, si le courrier électronique et l'archivage numérique ont peut-être réduit la quantité de papier dans nos vies, ils ne l'ont pas entièrement supprimée - ce qui signifie que nous devons toujours créer et maintenir de bons systèmes de gestion du papier.
Chez Domtar, nous sommes de fervents défenseurs de l'utilisation du papier dans notre vie quotidienne, que ce soit pour la tenue de dossiers ou pour l'emballage durable. Des études ont montré que le papier est une alternative durable aux plastiques à usage unique, tandis que d'autres rapports soulignent les coûts environnementaux cachés des communications numériques.
Mais saviez-vous qu'un système de gestion du papier robuste qui organise les relevés de compte, les reçus, les factures et les budgets écrits peut également vous aider à devenir plus responsable sur le plan financier ? En voici quatre raisons :
Vous pouvez voir le papier. Lorsqu'un relevé ou une facture papier arrive par la poste, il s'agit d'un rappel physique d'une tâche que vous devez accomplir. Pour beaucoup de gens, les courriels et les applications sont "hors de vue, hors de l'esprit", ce qui fait qu'il est facile d'oublier de payer cette facture ou de consulter ce relevé.
Le papier dit la vérité. Si vous avez l'habitude d'examiner vos relevés bancaires et de carte de crédit mensuels sur papier, vous ne pouvez pas éviter la vérité sur vos habitudes de dépenses ou le montant de votre dette. Les gens sont plus susceptibles de reconnaître des dépenses excessives lorsqu'ils examinent des relevés papier que lorsqu'ils consultent un relevé en ligne ou par le biais d'une application.
Vous apprenez mieux avec le papier. Les données sont claires : les étudiants comprennent et retiennent mieux les informations lorsqu'elles sont imprimées sur papier plutôt qu'affichées sur un écran. Il en va de même pour les adultes qui souhaitent comprendre leur situation financière. La lecture des relevés et la mise en place d'un système de gestion du papier peuvent contribuer à renforcer votre réalité financière, à éclairer vos habitudes de consommation et à vous aider à atteindre vos objectifs financiers.
Le papier offre une sécurité. Un système de gestion du papier bien conçu peut apporter la tranquillité d'esprit aux consommateurs qui veulent des dossiers qui ne dépendent pas d'un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à l'électricité ou aux réseaux mobiles, ou qui ne veulent pas se souvenir de multiples noms d'utilisateur et mots de passe complexes pour des comptes en ligne. Les dossiers papier n'ont pas non plus besoin d'être mis à jour au fur et à mesure des évolutions technologiques. En fait, s'ils sont correctement conservés, les documents papier peuvent être gérés en toute sécurité pendant des décennies, voire des siècles.
Créez un meilleur système de gestion du papier en six étapes
Il n'est pas nécessaire de conserver tous les documents pendant des années. Voici six conseils pour créer et maintenir un système de gestion du papier qui vous convienne et qui garantisse la sécurité de vos informations vitales.
1. Décidez de la durée de conservation des documents. L'IRS propose quelques lignes directrices, mais vous pouvez aussi suivre les conseils donnés par FORBES:
- Conservez-les pour toujours : Documents juridiques, tels que certificats de naissance/mariage/décès, passeports, dossiers militaires, testaments et plans successoraux, plans de retraite et de pension, procurations, documents relatifs à la propriété ou à la location d'un bien, etc.
- Conservez-les pendant trois à sept ans : Les dossiers fiscaux, y compris les reçus, les relevés de revenus, les paiements d'impôts, etc.
- Conservez pendant un an : les relevés de compte bancaire et de carte de crédit, les relevés d'investissement, les fiches de paie, etc.
- Conservez-les moins d'un an : Les reçus qui ne sont pas liés aux impôts, les factures payées et les chèques annulés.
2. Décidez de la manière de stocker les documents. Créez un système de classement adapté à votre foyer. Conservez les documents dans un endroit propre, sec et sombre, et veillez à protéger les documents spéciaux en les conservant dans des chemises, enveloppes ou pochettes d'archivage sans acide. Vos documents les plus importants doivent être conservés dans un coffre-fort ou un conteneur résistant au feu et à l'humidité. Quel que soit le système de gestion du papier que vous choisissez, veillez à ce que les documents importants soient faciles d'accès tout en étant protégés contre le vol ou les dommages accidentels.
3. Décidez de la fréquence de maintenance de votre système de gestion du papier. Certaines personnes consacrent un jour par mois au classement, au tri et/ou au déchiquetage de leurs documents papier. D'autres choisissent de s'atteler à cette tâche une ou deux fois par an. Un moyen facile de se rappeler de le faire est de classer les documents importants tout au long de l'année, puis de trier ou d'organiser le tout en février, lorsque vous commencez à vous préparer pour la saison des impôts.
4. Décidez comment détruire en toute sécurité les vieux documents. Si vous avez beaucoup de documents importants qui entrent et sortent de votre vie, investissez dans une déchiqueteuse à coupe transversale, qui vous permettra d'éliminer ou de recycler en toute sécurité les documents contenant des informations personnelles, en fonction des directives locales en matière de recyclage. Certaines collectivités proposent des services de déchiquetage en vrac qui vous permettent de vous débarrasser en toute sécurité d'un grand nombre de documents sensibles en une seule fois. Vous pouvez également acheter un timbre spécial de protection contre le vol d'identité qui peut masquer des détails tels que les noms, les adresses, les numéros de sécurité sociale et les numéros de compte sur les documents que vous choisissez de recycler sans les déchiqueter.
5. Décidez du nombre de sauvegardes à effectuer. Certains documents, tels que les testaments, les plans de succession, les passeports et les actes de naissance, doivent être copiés et conservés en plusieurs endroits, éventuellement chez un avocat et/ou un membre de la famille en qui vous avez confiance. Vous serez ainsi protégé en cas d'incendie, de catastrophe naturelle ou de vol. Vous pouvez également numériser les documents essentiels et stocker les copies sous forme numérique, à condition de veiller à ce que les fichiers soient bien protégés contre les pirates informatiques.
6. Décidez à qui parler de votre système de gestion du papier. Assurez-vous que les membres de votre famille en qui vous avez confiance savent où trouver les informations essentielles si quelque chose vous arrivait. Il s'agit notamment de vos dossiers papier ainsi que des noms d'utilisateur, des mots de passe et des codes PIN pour les comptes en ligne tels que les médias sociaux, les services bancaires, le commerce électronique et d'autres sites web.
Découvrez pourquoi les documents papier sont importants :
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