La pandémie a posé plusieurs problèmes, dont celui de retenir l'attention de votre public lors d'une présentation virtuelle. Entre les distractions liées au travail à domicile, les enfants qui vont peut-être encore à l'école virtuellement et la capacité des participants à passer plus facilement inaperçus et à effectuer plusieurs tâches à la fois, il y a beaucoup de choses qui peuvent détourner l'attention de votre public de votre message. Tout bien considéré, il n'est pas surprenant qu'une étude récente menée par Lloyd's TSB ait révélé que la capacité d'attention moyenne d'un adulte est passée de 12 minutes en 2010 à seulement cinq minutes en 2020.
Malgré leurs inconvénients, il est fort probable que les présentations virtuelles resteront monnaie courante même après la pandémie. Entre la forte probabilité que de plus en plus de personnes travaillent à domicile et le simple facteur de commodité, vous avez tout intérêt à apprendre à faire des présentations virtuelles percutantes plutôt qu'à souhaiter qu'elles disparaissent.
Au cours de l'année écoulée, j'ai eu l'occasion de donner un certain nombre de présentations virtuelles (voici l'une de mes préférées avec le Print Media Centr sur le thème de Élaborer un nouveau récit pour votre entreprise ) et j'en suis venu à apprécier les nuances de ce média.
Voici mes quatre meilleurs conseils pour rendre votre prochaine présentation virtuelle mémorable :
1 - C'est en forgeant qu'on devient forgeron
Ne sous-estimez jamais l'importance de la pratique, même si vous ne vous trouvez pas physiquement devant un public. Voici deux étapes qui devraient figurer sur votre liste de choses à faire dans le cadre de votre entraînement à la présentation virtuelle :
- Testez votre technologie - Même s'il s'agit d'une plateforme que vous connaissez bien, il est indispensable de s'entraîner avec un ami avant la présentation. Cela s'explique par le fait que les fabricants de technologies effectuent constamment des mises à jour de leurs logiciels. Ne pas être au courant d'une mise à jour à un moment clé peut être source de stress pour le présentateur et entraîner une perte d'attention de la part de l'auditoire.
Lorsque vous vous entraînez, assurez-vous que l'audio et la vidéo fonctionnent correctement. Si vous incorporez des diapositives PowerPoint ou d'autres supports, assurez-vous qu'ils fonctionnent comme prévu.
- Peaufiner votre plan - Bien que personne ne souhaite assister à une réunion virtuelle où le présentateur lit un script, il est important de créer un plan qui garde votre message à l'esprit et souligne les points clés que vous souhaitez faire passer. Je vous recommande d'imprimer ce document et de répéter votre présentation avec un ami pendant votre test technologique. En outre, je vous conseille d'enregistrer votre entraînement et de le regarder après coup pour voir où vous pouvez vous améliorer. Je sais, je sais - se regarder faire une présentation est une expérience douloureuse. Cela dit, vous découvrirez de petites choses que vous faites, comme le langage corporel ou les expressions faciales, qui pourraient faire une grande différence pour votre public.
Une fois que tout a été peaufiné, imprimez le plan final pour pouvoir vous y référer pendant la présentation.
En outre, il est utile de dresser une liste des questions attendues et de planifier vos réponses. Ayez-le à portée de main en tant que référence imprimée pendant la présentation. Il se peut que vous deviez créer plusieurs versions de chacun de ces documents avant d'en arriver aux versions finales. Je vous recommande donc d'avoir sous la main un papier fiable comme Xerox® Vitality®. Grâce à la technologie ColorLok®, Xerox® Vitality® fonctionne de manière fiable et ne bloque pas votre imprimante, ce qui vous permet de rester concentré sur votre présentation au lieu de consacrer toute votre attention à éliminer les bourrages papier.
2 - Préparer le terrain - Pour toute présentation, il est essentiel de connaître son public. Lorsqu'il s'agit de présentations virtuelles, tous les aspects visuels - de votre environnement à vos vêtements, en passant par votre langage corporel et vos expressions faciales - doivent être pris en compte en gardant votre public à l'esprit. Par exemple, si vous faites une présentation à des cadres supérieurs de votre entreprise, votre tenue et votre langage corporel doivent être plus formels et l'arrière-plan doit être réduit au minimum. Si vous faites une présentation à des clients de longue date avec lesquels vous entretenez des relations étroites ou à une organisation professionnelle qui aime garder l'ambiance "légère", il est logique d'être plus décontracté et de présenter plus d'éléments en arrière-plan pour paraître plus proche. Si cela correspond à votre personnalité, vous pouvez même envisager de revêtir un costume ou de vous présenter sous les traits d'un personnage. Cette voie est sûre de retenir l'attention de votre public !
3 - Adoptez le mix média - Dans les présentations que j'ai faites, c'est lorsque j'ai utilisé plus d'un média que j'ai obtenu le plus d'engagement de la part de mon public.
Par exemple, dans la présentation que j'ai faite au Advertising Production Club (APC) de New York, j'ai utilisé des diapositives PowerPoint (créées avec des éléments visuels attrayants) combinées à des échantillons d'imprimés (envoyés aux participants avant la réunion) pour maintenir l'attention de l'auditoire. Les échantillons imprimés sont particulièrement efficaces : non seulement ils ajoutent un élément physique pour le public, mais ils constituent également un élément auquel il peut se référer après la présentation. Et si l'organisation que vous présentez rencontre des difficultés techniques (comme APC dans la vidéo ci-dessus), vous pouvez toujours vous adresser à l'échantillon imprimé jusqu'à ce que le problème soit résolu. Si vous ne disposez pas encore de matériel de marketing imprimé, vous pouvez toujours envoyer des versions légèrement modifiées de votre présentation. Pour un impact maximal, je vous recommande d'utiliser le papier d'impression Xerox® Bold Professional® de qualité supérieure. Ce papier est plus blanc, plus brillant et plus lisse que le papier copie moyen, de sorte que les images et les couleurs s'imprimeront de manière éclatante et que les détails prendront vie. Ce papier est également plus épais, ce qui donne à votre public l'impression subliminale que votre message revêt une importance accrue.
4 - N'oubliez pas le suivi - Bien que le suivi de votre présentation soit essentiel pour que votre message reste présent à l'esprit de votre public, il arrive trop souvent que le suivi soit traité après coup ou qu'il ne soit pas fait du tout. Une chose facile mais néanmoins impressionnante à faire est de rédiger un courriel de remerciement et de l'envoyer aux participants immédiatement après la présentation. Si quelque chose de plus élaboré est nécessaire, n'oubliez jamais que tout le monde aime le moment du courrier. Quel colis pourriez-vous préparer pour qu'il arrive à la porte de tout le monde ?
L'appel à l'action (Call To Action - CTA) est un facteur crucial à prendre en compte dans votre suivi. Dans la plupart des cas, lorsque vous faites une présentation, l'objectif est de sensibiliser et/ou de fidéliser la clientèle à l'entreprise pour laquelle vous travaillez ou à votre marque personnelle. Le CTA est simplement une offre ou une étape suivante qui incite le destinataire à prendre une certaine mesure pour le faire avancer dans son parcours. En outre, le pourcentage de personnes qui ont répondu à votre CTA peut être une bonne indication de l'impact de votre message sur votre public.
Un CTA peut être aussi simple que "Connectez-vous avec moi sur LinkedIn" ou plus élaboré, comme "rendez-vous sur cette page d'atterrissage et remplissez les informations pour avoir une chance de gagner". D'un autre côté, l'absence d'un CTA est une occasion manquée de renforcer le lien avec votre public et de démontrer le retour de votre présentation.
Il n'est pas facile de maîtriser une présentation virtuelle, mais en vous entraînant, en préparant le terrain, en adoptant le mix média et en ajoutant un suivi, vous serez sur la bonne voie. En un rien de temps, vous aurez conquis les 5 minutes d'attention de votre public et laissé une impression mémorable. Que vous ayez besoin d'un papier fiable pour affiner votre plan de présentation ou que vous recherchiez une feuille de qualité supérieure pour créer un souvenir mémorable, les options de la marque Xerox Paper vous permettront d'imprimer sans problème et de vous présenter sous votre meilleur jour.
