Politique en matière de divulgation de renseignements importants

Les lois sur les valeurs mobilières et les règlements boursiers comportent des règles sévères (dont la violation rend le contrevenant passible de sanctions pénales rigoureuses et de dommages-intérêts éventuels) régissant l'utilisation et la divulgation de renseignements inconnus du public, si ces renseignements sont susceptibles d'exercer une influence appréciable sur la valeur au marché des actions et des autres valeurs mobilières de Domtar Inc.

ÉNONCÉ DE POLITIQUE

Domtar a comme politique de divulguer sans délai tout renseignement important en vertu des lois et règlements boursiers applicables. Les renseignements sur Domtar à l'intention du public investisseur sont communiqués en temps opportun, de manière factuelle et précise et en conformité avec les exigences juridiques et réglementaires applicables.

Un comité de la politique en matière de divulgation de renseignements (le " Comité ") a le mandat de surveiller les pratiques de divulgation de Domtar. Les membres du comité sont le chef de la direction, le chef des finances et le chef du contentieux.

PRINCIPES DE DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS

1. Les renseignements importants sont divulgués au public sans tarder par voie de communiqué de presse et en envoyant des copies aux bourses et aux autorités réglementaires appropriées. Par renseignements importants, on entend toute information relative aux activités commerciales et aux affaires de Domtar qui entraîne ou entraînerait, selon une prévisibilité raisonnable, un changement important du cours du marché ou de la valeur des titres de Domtar, ou qui exercerait, selon une prévisibilité raisonnable, une influence notable sur les décisions de placement d'un investisseur raisonnable. Voici quelques exemples de renseignements importants : information sur le bénéfice et les résultats financiers; acquisition ou aliénation réelle ou proposée de biens corporels; fermeture d'usines ou mise au rancart de machines; prise de contrôle, fusion, regroupement, fusion par création d'une société nouvelle ou réorganisation proposés; changements proposés de la structure du capital, notamment les émissions d'actions ou de débentures, les fractionnements d'actions ou les dividendes en actions; ou tout autre changement des activités commerciales ou des affaires de Domtar qui, selon une prévisibilité raisonnable, pourrait influer d'une manière appréciable sur la valeur de ses titres.

2. Dans certaines circonstances, le comité peut déterminer qu'une telle divulgation serait indûment préjudiciable pour Domtar (c'est-à-dire que la communication de l'information compromet les négociations dans le cadre d'une transaction importante). L'information est alors gardée confidentielle jusqu'à ce que le Comité décide qu'elle peut être communiquée au public. Dans ce cas, le chef du contentieux prend des mesures afin qu'un avis de changement important soit déposé auprès des organismes de réglementation du commerce des valeurs mobilières applicables et le comité réévaluera périodiquement sa décision de garder l'information confidentielle (voir aussi "Rumeurs").

3. La divulgation doit viser tout renseignement dont l'omission rendrait le reste de la divulgation trompeuse.

4. Les renseignements importants défavorables doivent être divulgués aussi rapidement et complètement que les renseignements favorables.

5. Il ne doit y avoir aucune divulgation sélective de l'information. Les renseignements importants non divulgués antérieurement ne doivent pas être divulgués à des personnes sélectionnées (par exemple, au cours d'un entretien individuel avec un analyste ou d'une conversation téléphonique avec un investisseur). Les renseignements importants non divulgués antérieurement qui, par inadvertance, seraient révélés à un analyste ou investisseur ou à toute autre personne liée par une obligation de confidentialité ferme doivent faire l'objet d'une diffusion immédiate par voie de communiqué de presse.

6. La divulgation de renseignements doit être corrigée immédiatement si Domtar apprend par la suite que les renseignements divulgués par la Société comportaient une erreur importante lors de la divulgation.

LES PORTE-PAROLE DÉSIGNÉS

Domtar désigne un nombre limité de porte-parole responsables des communications avec la communauté financière, les autorités réglementaires ou les médias. Le président et chef de la direction, le chef des finances et le vice-président, communications et relations gouvernementales sont les porte-parole officiels de Domtar. Aucune autre personne n'est autorisée à agir à titre de porte-parole à moins d'être nommément désignée par le Comité.

Les employés qui ne sont pas des porte-parole désignés doivent s'abstenir de répondre en toutes circonstances aux questions de la communauté financière, des médias ou d'autres personnes à moins d'être nommément désignés selon les indications ci-dessus. Toute demande de renseignements de cette nature doit être transmise au vice-président, communications et relations gouvernementales.

MAINTIEN DE LA CONFIDENTIALITÉ

Il est interdit à tout employé qui connaît des renseignements confidentiels, qu'ils soient importants ou non, de les communiquer à quiconque, à moins que cela soit nécessaire dans le cours normal des affaires. Des efforts sont faits pour limiter l'accès à de tels renseignements uniquement aux personnes qui en ont besoin et ces personnes sont avisées que les renseignements doivent être gardés confidentiels.

Les communications par courrier électronique laissent une piste de leur passage qui peut par la suite faire l'objet de tentatives de déchiffrement. Tous les renseignements confidentiels transmis par Internet doivent être sécurisés en utilisant les méthodes de chiffrement et de validation les plus rigoureuses sur le marché. Dans la mesure du possible, les employés devraient éviter d'utiliser le courrier électronique pour transmettre des renseignements confidentiels.

Les tiers qui connaissent des renseignements importants non divulgués concernant Domtar sont avisés de ne pas les divulguer à quiconque, sauf dans le cours nécessaire des affaires et qu'ils doivent s'abstenir d'acheter ou de vendre des valeurs mobilières de Domtar jusqu'à ce que les renseignements soient connus du public. Ces tiers confirment leur engagement de ne pas divulguer les renseignements sous forme d'une entente de confidentialité écrite.

Dans le but de prévenir le mauvais usage ou la divulgation par inadvertance de renseignements importants, la procédure indiquée ci-dessous doit être suivie en tout temps :

1. Les documents et les dossiers qui contiennent des renseignements confidentiels doivent être gardés dans un lieu sûr dont l'accès est limité aux personnes qui "doivent connaître" l'information dans le cours nécessaire des affaires et, s'il y a lieu, des noms de code doivent être utilisés.

2. Il faut s'abstenir de discuter d'affaires confidentielles dans les endroits où la discussion peut être entendue comme dans les ascenseurs, couloirs, restaurants, avions ou taxis. Les documents confidentiels ne doivent pas être lus ni exposés dans des lieux publics ni jetés au rébut là où d'autres personnes peuvent les récupérer.

3. Il faut s'abstenir de discuter d'affaires confidentielles lorsqu'on utilise un téléphone cellulaire ou d'autres dispositifs sans fil.

4. La transmission de documents par voie électronique, notamment par télécopieur ou directement d'un ordinateur à un autre, doit être utilisée uniquement lorsqu'il est raisonnable de croire que les documents peuvent être envoyés et reçus dans des conditions sûres.

5. Il faut s'abstenir de faire des copies inutiles et de les enlever des salles de conférences.

6. Toutes les copies inutilisées doivent être déchiquetées au lieu de les mettre dans les bacs à recyclage ou à déchets.

RELATIONS AVEC LES MÉDIAS

Constamment surveillée par les médias, Domtar fait l'objet d'analyses et d'interprétations qui sont souvent plus ou moins exactes. Domtar souhaite maintenir d'excellentes relations avec les médias, leur fournir toute l'information pertinente et les aider à transmettre l'image la plus exacte possible de l'entreprise. L'information transmise aux médias doit être sans équivoque, avec une mise en contexte appropriée, de manière à ne pas porter à confusion ni à être mal interprétée.

Voici une liste des lignes directrices concernant les relations avec les médias de Domtar :

1. Les renseignements sur Domtar transmis aux médias, de vive voix ou par écrit, doivent être approuvés par le vice-président, communications et des relations gouvernementales avant d'être divulgués. Dans les cas de communications au sujet d'informations délicates, il faut obtenir l'autorisation du chef du contentieux.

2. Il est interdit de communiquer tout chiffre de nature stratégique tel que la valeur de l'actif, une perte d'exploitation des établissements, le coût des matières premières, etc. Certains chiffres donnés dans le mauvais contexte pourraient attirer l'attention de concurrents et susciter des questions de la part des milieux financiers en général. Il importe de limiter les commentaires aux renseignements publiés dans le rapport annuel, les rapports financiers trimestriels et la notice annuelle aux actionnaires. Ces données sont publiques et accessibles à tout le monde.

3. La plupart des services généraux du siège social, des groupes d'exploitation et des établissements régionaux ont mis sur pied des programmes de communication pour informer les employés sur presque tous les sujets. Ces programmes sont nécessaires afin que les employés se sentent associés à la situation générale de Domtar et réagissent comme une équipe face aux défis qui se présentent. Par contre, il faut savoir choisir les renseignements de nature délicate et confidentielle parce qu'il est toujours possible que l'information finisse par être connue à l'extérieur de Domtar, souvent dans des circonstances et avec des résultats tout à fait non désirés.

CONFÉRENCES TÉLÉPHONIQUES

Les résultats trimestriels et les grands projets de développement seront communiqués par voie de conférence téléphonique après la publication d'un communiqué de presse. Le porte-parole de Domtar avertira les participants quant aux énoncés de nature prévisionnelle et leur indiquera des documents disponibles publiquement au sujet des hypothèses, des sensibilités, etc.

RUMEURS

Domtar ne commente pas les rumeurs ni par l'affirmative, ni par la négative. Cela s'applique également aux rumeurs circulant sur Internet. Les porte-parole de Domtar répondront constamment aux rumeurs en mentionnant : "Nous avons comme politique de ne pas commenter les rumeurs ni les suppositions à propos des marchés". Si une bourse demande que Domtar fasse une déclaration définitive en réponse à une rumeur à propos des marchés qui a pour effet d'accroître la volatilité des titres, le Comité étudie la question et décide s'il convient de faire une exception à la politique. Si la rumeur est vraie en tout ou en partie, Domtar publie immédiatement un communiqué de presse qui donne les précisions pertinentes, sauf lorsque cette divulgation serait indûment préjudiciable pour Domtar (voir " Principes de divulgation des renseignements importants ").

CONTACTS AVEC LES ANALYSTES, LES INVESTISSEURS ET LES MÉDIAS

La divulgation de renseignements au cours de réunions individuelles ou de groupe ne constitue pas une façon convenable de divulguer des renseignements importants inconnus du public. Si Domtar a l'intention d'annoncer des renseignements importants dans le cadre d'une réunion avec des analystes ou des actionnaires, d'une conférence de presse ou d'une conférence téléphonique, l'annonce doit être précédée de la publication d'un communiqué de presse.

Domtar reconnaît que les réunions avec les analystes et les grands investisseurs sont un élément important du programme de relations avec les investisseurs de Domtar. C'est pourquoi Domtar rencontre les analystes et les investisseurs individuellement ou en petits groupes, selon les besoins, et prend l'initiative de contacter les analystes et les investisseurs ou répond à leurs appels de façon opportune, cohérente et exacte conformément à cette politique en matière de divulgation de renseignements importants.

Domtar transmet uniquement des renseignements non importants dans le cadre de réunions individuelles ou de groupe, en plus de l'information périodique communiquée au public, reconnaissant qu'un analyste ou un investisseur peut juxtaposer ces renseignements et en déduire des renseignements importants. Domtar ne peut altérer l'importance des renseignements en les fractionnant en éléments plus petits non importants.

REVUE DES RAPPORTS PRÉLIMINAIRES ET MODÈLES DES ANALYSTES

Domtar a comme politique de revoir sur demande les projets des analystes en matière de rapports ou modèles de recherche. Ainsi Domtar revoit le rapport ou le modèle dans le but de signaler les erreurs de fait, compte tenu de l'information communiquée au public. Lorsqu'un analyste demande des renseignements sur des estimations, Domtar a comme politique de mettre en doute les hypothèses de l'analyste si l'estimation présente un écart important (une valeur hors de l'échelle des estimations) par rapport à l'échelle des estimations ou de l'orientation publiée du bénéfice de Domtar. En répondant à ces demandes d'information, Domtar ne communique que des renseignements non importants. Domtar ne confirme pas les opinions ni les conclusions d'un analyste, ne tente pas d'influencer celui-ci et ne le conforte pas dans ses modèles et ses estimations du bénéfice.

Afin d'éviter de sembler "souscrire" au rapport ou au modèle d'un analyste, Domtar fait ses commentaires de vive voix ou joint un avis d'exonération de responsabilité aux commentaires écrits pour signaler que le rapport a été revu uniquement sur le plan de l'exactitude factuelle.

DISTRIBUTION DES RAPPORTS DES ANALYSTES

Les rapports des analystes sont les produits exclusifs du cabinet d'analystes. Faire circuler le rapport d'un analyste peut donner l'impression que Domtar souscrit au rapport. C'est pourquoi Domtar ne transmet aucun rapport d'analyste de quelque manière que ce soit à des personnes à l'extérieur de Domtar et n'affiche pas ces renseignements dans son site Web. Par contre, Domtar peut transmettre ces rapports à son conseil d'administration ou à ses employés à des fins d'information.

PÉRIODES MORTES

Afin d'éviter les possibilités de diffusion sélective de l'information, qu'elle soit réelle, perçue ou apparente, Domtar observe à chaque trimestre une période morte au cours de laquelle Domtar ne convoque aucune réunion et ne participe à aucune, n'a aucun contact téléphonique avec des analystes ou des investisseurs et ne donne aucune précision sur le bénéfice à qui que ce soit, mais répond aux demandes spontanées concernant des données factuelles. La période morte commence le premier jour du mois suivant la fin d'un trimestre et prend fin avec la publication d'un communiqué de presse divulguant les résultats trimestriels.

SITE WEB DE DOMTAR ET PRÉSENTATIONS

Tout nouveau document ajouté dans le site Web de Domtar et dans les présentations d'envergure doit être transmis pour examen au chef du contentieux et au vice-président, communications et relations gouvernementales, avant d'être affiché dans le site Web ou présenté au public.

COMMUNICATION ET MISE EN APPLICATION

La politique en matière de divulgation de renseignements vise tous les employés de Domtar et de l'ensemble de ses filiales ainsi que les membres de son conseil d'administration.

Toute question concernant cette politique doit être adressée au chef du contentieux.

Il incombe au Secrétariat et service juridique d'assurer l'observation des exigences juridiques en matière de divulgation de renseignements.