Politique en matière de conflits d'intérêts

L'intégrité et l'engagement comptent parmi les valeurs fondamentales privilégiées par Domtar. Ces valeurs supposent que chaque employé agisse au mieux des intérêts de Domtar et s'abstienne de toute conduite ou activité qui est réellement ou potentiellement préjudiciable au bien-être de Domtar, ou qui pourrait être perçue comme telle.

Un conflit d'intérêts survient lorsqu'un employé fait face au choix d'agir dans un domaine donné où les intérêts de Domtar entrent en conflit avec les intérêts de l'employé ou de toute autre personne à laquelle l'employé est redevable d'un service.

Parmi les exemples de conflits d'intérêts, citons :

• Emprunter de l'argent auprès d'un fournisseur, d'un client ou d'un concurrent;
• Recevoir des cadeaux ou des faveurs ayant plus qu'une valeur nominale (75 $ ou moins), surtout dans des situations où le sens des affaires risque d'être influencé;
• Transiger avec un fournisseur, un client ou un concurrent hors du cours normal des affaires;
• Détenir une participation directe ou effective dans les titres d'un fournisseur, d'un client ou d'un concurrent, sauf dans le cas d'un placement qui représente moins de 1 % des valeurs mobilières en circulation d'une société ouverte;
• Fournir des biens et services à Domtar par l'entremise d'une entreprise contrôlée par l'employé ou un membre de sa famille immédiate;
• S'occuper, pendant les heures de travail, d'activités qui ne sont pas directement reliées à ses fonctions ni requises dans l'exercice de ses fonctions, pour le compte de personnes, d'associations ou d'autres entreprises, avec ou sans rémunération, et qui privent Domtar des services de l'employé. Des exceptions peuvent être faites sur une base individuelle et exceptionnelle et ce, après approbation expresse du supérieur immédiat;
• Dans le cas des employés et des membres de leur famille immédiate, accepter des cadeaux ou des faveurs de toutes personnes avec lesquelles Domtar fait affaire, ou être liés à l'octroi de cadeaux ou de faveurs à ces mêmes personnes. Par contre, il ne s'agit pas d'interdire les pratiques commerciales normales conformes à l'éthique et généralement acceptées, notamment les repas et réceptions d'affaires, y compris les souvenirs ou cadeaux de valeur nominale (75 $ ou moins) offerts à des personnes ou entreprises avec lesquelles Domtar fait affaire ou provenant de celles-ci.

Domtar reconnaît qu'un employé peut être appelé à agir à titre de membre du conseil d'administration d'une compagnie, ou d'une association ou société commerciale, professionnelle ou spécialisée. Domtar accepte, en principe, qu'un employé soit nommé administrateur d'un organisme à la condition que cette nomination ne crée aucun conflit et ne porte pas préjudice aux intérêts de Domtar et que de telles activités n'empiètent pas indûment sur le temps qu'un employé doit consacrer à son travail au sein de Domtar. Avant d'accepter un poste de cette nature, l'employé doit obtenir l'approbation du premier vice-président responsable de son groupe et du premier vice-président, affaires corporatives, chef du contentieux et secrétaire.

Domtar reconnaît qu'un employé puisse désirer s'engager dans des activités politiques aux paliers local/municipal, d'un État/d'une province ou fédéral, et que par conséquent, il demande de modifier son horaire normal de travail, de s'absenter occasionnellement sans rémunération ou de prendre un congé autorisé. Domtar encourage de telles activités dans la mesure où elles ne créent aucun conflit d'intérêts pour l'employé ni pour Domtar, et à la condition qu'elles n'aillent pas à l'encontre des traditions démocratiques de notre société.

Toute demande de renseignements relative à cette politique doit être adressée au premier vice-président, affaires corporatives, chef du contentieux et secrétaire.