Politique en matière de contributions politiques

Politique en matière de contributions politiques et d'intéraction avec les représentants d'organismes publics

L'objectif de cette politique est d'établir des paramètres clairs et uniformes pour le versement de contributions politiques dans le cadre du processus politique démocratique des autorités qui le permettent, ainsi que relativement à l'interaction avec les représentants élus et les fonctionnaires des différents paliers de gouvernement.

A. Contributions politiques

1. Domtar peut faire des contributions politiques dans le respect des lois et des règlements applicables.

2. Au Canada, Domtar peut verser des contributions politiques au niveau fédéral et aux niveaux provinciaux et municipaux, sauf au Québec.

3. Aux États-Unis, étant donné la diversité des règlements des autorités respectives , il y aurait lieu de consulter le Secrétariat et service juridique.

4. Des contributions politiques peuvent être faites dans la mesure où les organisations qui les reçoivent reflètent et soutiennent les valeurs propres à Domtar, à l'entreprise privée et au maintien d'une saine concurrence dans les marchés.

5. Les contributions politiques au niveau fédéral, des États/provinces ou local/municipal sont faites, dans la mesure où elles sont permises par la loi, uniquement à des partis et non pas à des candidats individuels, en réponse à une sollicitation à l'occasion d'une élection générale.

6. Les contributions politiques peuvent être financières mais aussi revêtir la forme de biens ou services, auxquels une valeur commerciale est attribuée. L'utilisation par les employés de ressources financières ou matérielles de Domtar à des fins politiques est strictement interdite.

7. Domtar n'assume pas les coûts d'admission de ses représentants à des activités politiques partisanes. Ces activités sont généralement organisées dans le but de recueillir des fonds et prennent souvent la forme de coquetels, rencontres, banquets, repas, parties de golf ou autres manifestations de la sorte.

8. Toute contribution politique de Domtar doit être approuvée au préalable par le président et chef de la direction.

9. Un rapport annuel sur les contributions politiques est présenté au Conseil d'administration de Domtar.

10. Le premier vice-président, affaires corporatives, chef du contentieux et secrétaire, est chargé de l'application de cette politique.

B. Interaction avec les représentants d'organismes publics

L'interaction avec les représentants et les fonctionnaires des différents paliers de gouvernement dans le but de favoriser les intérêts de Domtar relève d'abord et avant tout du vice-président, communications et relations gouvernementales. Le directeur, relations gouvernementales au Canada, ou le directeur, relations gouvernementales aux États-Unis, doit coordonner tous les contacts avec les représentants et les fonctionnaires des différents paliers de gouvernement.

Il est d'usage courant dans le milieu des affaires d'entretenir des relations cordiales et harmonieuses avec les représentants et les fonctionnaires des différents paliers de gouvernement en les invitant à participer à des activités/manifestations sociales.

Bien que Domtar encourage le maintien de ce genre de relations, il est absolument essentiel que cela se passe dans le respect des lois et des politiques de Domtar et en préservant l'intégrité et l'apparence d'intégrité tant de Domtar et de ses représentants, que des représentants et des fonctionnaires des différents paliers de gouvernement.

1. Les moyens utilisés par Domtar doivent être usuels dans le milieu, d'une valeur raisonnable, sans constituer un avantage économique important pour le bénéficiaire.

2. À titre d'exemple et sans constituer une liste exhaustive, voici quelques-uns des moyens qui peuvent être utilisés par Domtar :

• billets ou invitations à des activités sportives (baseball, football, basket-ball, hockey, tennis, etc.)
• billets ou invitations à des spectacles
• repas au restaurant
• parties de golf (localement)

3. Il est à noter que le chapitre sur la corruption du Code Criminel du Canada et de son équivalent aux États-Unis prévoit que l'offre et l'acceptation par un élu ou un fonctionnaire de récompenses, avantages ou bénéfices en considération d'une collaboration, aide, influence, acte ou omission, etc. constituent une infraction criminelle passible d'un emprisonnement. Cette infraction, qui vise autant l'offrant que le bénéficiaire, touche cependant les avantages, bénéfices ou récompenses exorbitants ou déraisonnables. Il est à noter que plus les relations entre l'offrant et le bénéficiaire sont étroites et de longue date, moins le moyen utilisé sera considéré un avantage ou un bénéfice illégal.

4. La prudence et le discernement doivent être de mise et, dans le doute, il est recommandé de s'adresser au premier vice-président, affaires corporatives, chef du contentieux et secrétaire.