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Cette politique est actuellement en révision et sera disponible sous peu

A. POLITIQUE

OBJECTIFS

  • Procurer à tous les employés de l'information claire et précise sur la politique et les procédures mises de l'avant par Domtar en matière de droits de la personne.
  • S'assurer que toutes les plaintes soient traitées uniformément et équitablement.

ÉNONCÉ DE POLITIQUE

Domtar respecte la dignité, les droits et les aspirations de chaque employé. Par conséquent, Domtar s'engage à assurer un milieu de travail exempt de discrimination et de harcèlement. Domtar adopte les principes des lois fédérales, des États/provinces et locales/municipales concernant les droits de la personne et les droits civils qui interdisent la discrimination et le harcèlement fondés sur l'un des motifs suivants : race, origine ancestrale, couleur, croyance, origine ethnique ou nationale, lieu d'origine, citoyenneté, convictions politiques, sexe, orientation sexuelle, état civil, situation d'ancien combattant, situation de famille, religion, âge, langue, condition sociale, dossier judiciaire des infractions ou incapacité physique ou mentale, incluant le harcèlement psychologique.

Chaque employé doit maintenir et promouvoir des normes acceptables de conduite afin que tous aient la possibilité d'effectuer leur travail dans un milieu exempt de toute forme de discrimination et de harcèlement.

Toute action contraire à cette politique et à la loi applicable sera soumise à l'application rigoureuse de la politique de Domtar, et pourrait entraîner pour le contrevenant des mesures disciplinaires allant jusqu'au congédiement.

PORTÉE

Cette politique s'applique à tous les employés de Domtar et de ses filiales, groupes d'exploitation et établissements.


B. ADMINISTRATION DE LA POLITIQUE

DÉFINITIONS

Discrimination :

Toute distinction, exclusion ou préférence fondée sur l'un des motifs illicites mentionnés dans l'énoncé de politique qui rend nul ou compromet l'égalité des chances ou des conditions d'emploi au travail.

Harcèlement :

Le harcèlement est une forme de discrimination qui consiste à adopter une conduite vexatoire ou à formuler des commentaires vexatoires reconnus ou qui devraient raisonnablement être reconnus comme importuns en rapport avec l'un des motifs illicites décrits dans l'énoncé de politique ci-dessus. Le harcèlement peut être relié à un incident unique ou à une série d'incidents dirigés contre des personnes ou des groupes particuliers. Pour qu'il y ait harcèlement, il faut qu'il y ait absence de consentement exprès ou implicite de la victime.

Le harcèlement psychologique est une conduite vexatoire se manifestant soit par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés, qui sont hostiles ou non désirés, laquelle porte atteinte à la dignité ou à l’intégrité psychologique ou physique du salarié et qui entraîne, pour celui-ci, un milieu de travail néfaste.
Une seule conduite grave peut aussi constituer du harcèlement psychologique si elle porte une telle atteinte et produit un effet nocif continu pour le salarié.

Types de manifestations :

Le harcèlement, individuel ou collectif, peut comprendre notamment les manifestations suivantes :

  • remarques, blagues, insinuations, insultes, propositions ou railleries importunes fondées sur tout motif illicite;
  • affichage d'images ou de matériels désobligeants ou offensants;
  • refus de converser ou de travailler avec un employé en raison de tout motif illicite;
  • regards concupiscents, regards insistants, gestes suggestifs ou contacts physiques inutiles;
  • flirts, avances ou propositions offensantes à caractère sexuel reliées ou non à l'avancement professionnel;
  • abus de pouvoir qui nuit au rendement au travail ou menace le cheminement de carrière ou attitude condescendante en rapport avec l'un des motifs illicites;
  • intimidation, menace, chantage ou coercition relié à un abus de pouvoir en rapport avec l'un des motifs illicites;
  • agression sexuelle;
  • promesses d'avancement ou d'avantages en échange de faveurs sexuelles, et menaces en cas de refus;
  • Menace, représailles, intimidation, refus de promotion ou de transfert, renvoi, mise à pied ou autre action dans le but de harceler;

À QUELS ENDROITS ET DANS QUELLES CIRCONSTANCES LA POLITIQUE S'APPLIQUE-T-ELLE ?

La politique s'applique à tous les employés, lorsqu'ils sont dans les locaux de Domtar, ainsi qu'en toutes autres circonstances reliées au travail, comme lors de réceptions et rencontres sociales parrainées par la Société, de conférences, de séances de formation, de voyages d'affaires ou de visites aux clients.


RESPONSABILITÉS DES SUPERVISEURS ET GESTIONNAIRES

  • Donner l'exemple - ne pas pratiquer le harcèlement ou la discrimination ou encore ne pas fermer les yeux sur de telles pratiques lorsqu'elles se produisent.
  • Assurer et promouvoir un milieu de travail exempt de discrimination et de harcèlement, et intervenir immédiatement en présence d'un acte présumé de discrimination ou de harcèlement.
  • Prendre les mesures appropriées lorsqu'une plainte est formulée.
  • Communiquer la politique de Domtar aux nouveaux employés comme aux employés actuels et s'assurer de son respect.
  • Créer un milieu de travail où les employés se sentent à l'aise de manifester leurs préoccupations et d'en parler.
  • Assurer la confidentialité de toute information en rapport avec une plainte.
  • Veiller à ce que le plaignant ou les témoins ne fassent pas l'objet de représailles, suite à la formulation d'une plainte.
  • Procurer au moins une mise à jour annuelle de la politique à tous les employés.

RESPONSABILITÉS DE TOUS LES EMPLOYÉS

  • Donner l'exemple.
  • Connaître la politique actuelle de Domtar.
  • Conserver un milieu de travail exempt de discrimination et de harcèlement.
  • Déposer une plainte lorsque nécessaire.
  • Transmettre vos observations si vous êtes témoin d'un acte de harcèlement ou de discrimination.

C. PROCÉDURES INTERNES DE RÈGLEMENT DES PLAINTES

Si vous croyez être victime de discrimination ou de harcèlement ou si vous avez été témoin de telles situations, il est essentiel qui vous fassiez part de votre inquiétude. Domtar a établi une marche à suivre dans le but de faciliter ce processus. Vous serez protégé de toutes représailles si vous décidez de déposer une plainte.

Toutes les plaintes pour discrimination et pour harcèlement seront traitées selon les procédures internes suivantes :

PROCÉDURE INFORMELLE

Si vous êtes victime de discrimination ou de harcèlement, nous vous conseillons de suivre les étapes présentées ci-dessous avant de déposer une plainte officielle en vertu de la présente politique. Veuillez noter que si vous êtes mal à l'aise à l'idée de franchir ces étapes, vous pouvez toujours déposer une plainte officielle conformément aux lignes directrices énoncées ci-dessous.

  • Tenir un dossier sur l'incident (discrimination ou harcèlement)

    Afin de faciliter la résolution du problème, notez tous les détails entourant le ou les incidents, c'est-à-dire les faits, le lieu, la date et l'heure, les témoins, les menaces de représailles, etc. Si l'infraction a été commise par écrit, par messagerie vocale ou par courrier électronique, assurez-vous de conserver toutes les preuves.

  • Demander à la personne de cesser le comportement répréhensible

    Si vous vous sentez capable de le faire, informez la personne que sa conduite est carrément importune, qu'elle vous cause un désagrément ou qu'elle est discriminatoire. Il arrive, bien souvent, que la personne ne soit pas consciente du caractère offensant, désobligeant ou discriminatoire de sa conduite. Rappelez-lui également que sa conduite va à l'encontre de la politique de Domtar concernant les droits de la personne.

  • Informer votre superviseur ou un représentant du service des ressources humaines

    Si votre conversation avec la personne n'entraîne aucun changement d'attitude de sa part ou si vous ne vous sentez pas à l'aise de lui parler, vous pouvez demander à votre supérieur ou à un représentant du service des ressources humaines d'intervenir et de lui parler directement. Assurez-vous de remettre un rapport écrit de l'incident à l'intervenant.
    Aucune autre mesure ne s'imposera si votre supérieur ou le représentant du service des ressources humaines réussit à obtenir de la personne un changement d'attitude que vous jugerez acceptable. Toutefois, si le problème n'est pas résolu à votre satisfaction, vous pouvez alors recourir à la procédure formelle décrite ci-dessous.

PROCÉDURE FORMELLE

Une plainte officielle doit être déposée par écrit à votre supérieur, à un représentant du service des ressources humaines ou au directeur de votre établissement.

  • Enquête

    L'enquête sera normalement menée par le représentant du service des ressources humaines, mais un autre enquêteur peut être désigné si un conflit survient. Une enquête minutieuse sera menée auprès de la victime, de la personne présumée avoir eu un comportement inacceptable, ainsi qu'auprès de tout autre témoin ou personne qui peut fournir des renseignements pertinents.

    L'enquêteur tentera de respecter la confidentialité du processus mais il ne pourra la garantir si, pour bien faire son enquête, il doit s'entretenir avec plusieurs personnes. Toutes les personnes mêlées à l'enquête verront, néanmoins, à ce que le sujet demeure strictement confidentiel.

  • Répercussions possibles

    Si, selon les conclusions de l'enquête, il y a effectivement eu discrimination ou harcèlement, Domtar décidera des mesures correctives appropriées, lesquelles peuvent inclure notamment :

    • élimination de la ou des sources de discrimination ou de harcèlement;
    • mesures d'adaptation;
    • mesures correctives contre le contrevenant, telles que :
      - consultation
      - formation sur les droits de la personne
      - réprimande verbale (notée au dossier de l'employé)
      - réprimande écrite
      - suspension sans solde
      - mutation
      - congédiement
    • mesures de compensation pour la victime.

      Si l'enquête conclut qu'il n'y a pas eu discrimination ni harcèlement, la plainte sera rejetée.

      Si l'enquête conclut que la plainte était non fondée, de mauvaise foi, frivole et futile, une mesure disciplinaire peut être prise contre le plaignant.

      Si l'on découvre qu'un superviseur était au courant de la situation de discrimination ou de harcèlement et qu'il l'a malgré tout ignorée sciemment ou négligée, il peut également faire l'objet des mêmes mesures disciplinaires susmentionnées.

  • Autres lignes de conduite possibles

    Tous les employés ont le droit de déposer un grief en vertu de leur convention collective, le cas échéant. Les employés en poste au Canada peuvent déposer une plainte officielle auprès de la Commission des droits de la personne de leur province respective ou, s'il y a lieu, en vertu du Code criminel. Quant aux employés en poste aux États-Unis, ils peuvent déposer une plainte auprès de la direction compétente de la United States Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) ou de toute commission des droits de la personne d'un État ou d'une localité et prendre toute autre action en justice conformément aux lois fédérales, des États et locales interdisant la discrimination et le harcèlement.

SOUMISSION DE PLAINTES (WHISTLEBLOWER)

En plus des procédures formelles et informelles ci-dessus, tout employé peut utiliser le mécanisme de dépôt d’une plainte qui se retrouve dans la Politique en matière de soumission de plainte (Whistleblower), en utilisant l’un des moyens suivants :

  • En appelant au numéro sans frais : 1-866-323-3653
    (Veuillez noter que la ligne appelante n’est pas identifiée sur ce numéro)

  • En écrivant à : Domtar Inc., 395, boulevard de Maisonneuve ouest, Montréal, QC, H3A 1L6, Canada
    À l’attention du : vice-président, Vérification interne (strictement confidentiel)


Toute question relative à cette politique devrait être adressée au service des ressources humaines de votre établissement ou au premier vice-président, Ressources humaines.

Juin 2004

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