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La présente politique a pour objet d’établir des paramètres clairs et uniformes relativement aux interactions avec des représentants élus du fédéral, de l’État/des provinces et des localités et municipalités, et des agents de la Fonction publique.

A. Contributions politiques

Étant donné que Domtar exerce ses activités dans de multiples territoires de compétence régis par diverses lois et – parfois – des lois conflictuelles concernant les contributions politiques, Domtar n’effectue aucune contribution politique au moyen des fonds de société.   

  1. L’utilisation de la part des employés des ressources financières ou matérielles de Domtar à des fins politiques est strictement interdite. 
  2. Domtar ne paiera pas les frais d’admission de ses représentants pour soutenir des activités politiques. Ces activités sont généralement organisées à des fins de mobilisation de fonds et peuvent prendre la forme de cocktails, réunions, banquets, repas, événements sportifs ou autres activités similaires. Les activités organisées par, et avec toutes recettes destinées à, un organisme de bienfaisance reconnu et enregistré, ne sont pas visées par la présente politique. 
  3. Toute exception à la présente politique doit être approuvée au préalable par le président et chef de la direction et le premier vice-président, Affaires juridiques et corporatives. 
  4. Un rapport annuel sur toutes contributions politiques doit être présenté au conseil d’administration de Domtar. 
  5. Le premier vice-président, Affaires juridiques et corporatives est responsable de l’application de la présente politique. 
  6. Rien dans la présente politique ne doit restreindre, de quelque façon que ce soit, les contributions politiques personnelles effectuées par les employés à des candidats à une fonction publique, à des partis politiques, à des comités d’action politique ou à toute autre activité politique.  
  7. Avec l’approbation du président et chef de la direction et du premier vice-président, Affaires juridiques et corporatives, certains employés de Domtar peuvent être sollicités pour participer à des activités politiques de l’industrie; par exemple, à un comité d’action politique de l’industrie.   

 

Interactions avec des représentants d’organismes gouvernementaux

Les interactions avec des représentants et des employés des gouvernements pour assurer la promotion des intérêts de Domtar sont la responsabilité du vice-président, Relations gouvernementales. Tous contacts avec des représentants élus et des employés des gouvernements, autres que dans le cours normal des activités, devraient être coordonnés par les directeurs régionaux des communications et des relations gouvernementales de Domtar.

Domtar a pour pratique commerciale de maintenir des relations cordiales et harmonieuses avec les représentants et les employés des gouvernements à différents niveaux. Même si Domtar encourage de telles relations, il est absolument essentiel que ses employés se conforment à la législation et aux politiques de Domtar, et qu’ils préservent l’intégrité et l’apparence d’intégrité de Domtar et de ses représentants d’une part, et celles des représentants et des employés des gouvernements d’autre part. 

 

  1. En vertu du droit canadien et du droit américain, l’offre et l’acceptation de la part d’un représentant élu ou d’un employé du gouvernement d’une rétribution, d’avantages ou de bénéfices en contrepartie, entre autres, d’une collaboration, d’une aide, d’une influence ou d’un acte ou du défaut d’agir, constituent une infraction criminelle passible d’amendes pénales et/ou d’emprisonnement. Cette infraction à la loi concerne à la fois le donateur et le preneur, et certains territoires de compétence n’établissent pas de montant minimal. Les employés de Domtar ne doivent pas donner de cadeaux à des représentants élus et nommés. 
  2. Si une relation personnelle de longue durée et de bonne foi a été maintenue par un employé de Domtar avec un représentant du gouvernement, une telle relation doit être documentée, et un tel document doit être fourni au vice-président, Relations gouvernementales de Domtar. Dans des cas semblables, toute réglementation fédérale, de l’État ou provinciale applicable doit être observée. 
  3. Si Domtar reçoit des représentants élus ou nommés du gouvernement pour une visite de ses installations, ou pour un autre motif dans le cadre d’un volet éducatif, les lois et réglementations applicables doivent être observées relativement aux repas fournis et, entre autres, à tous échantillons ou produits arborant le logo de Domtar, pouvant être offerts. À cet égard, Domtar recommande de demander conseil au préalable au vice-président, Relations gouvernementales. 
  4. Il faut faire preuve de prudence et de discernement et, en cas de doute, il est préférable de consulter le premier vice-président, Affaires juridiques et corporatives, ou le vice-président, Relations gouvernementales.

 

Publiée juin 2012

 

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